Rutine for intern varsling av kritikkverdige forhold i Lindesnes kommune

Målet for Lindesnes kommunes helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid er å sikre et arbeidsmiljø som gir den ansatte trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger.

Kommunen har som arbeidsgiver ansvar for å fremme åpenhet og god intern kommunikasjon, herunder å ha klare og enkle rutiner for oppfølging av varslingssaker etter arbeidsmiljøloven kap. 2 A.

Varsling av kritikkverdige forhold er lovlig og ønsket i Lindesnes kommune. Formålet med varslingsrutinen er å legge til rette for en trygg og forsvarlig varsling for ansatte som melder ifra om brudd på lover og regler på arbeidsplassen. Ansatte oppfordres til å varsle slik at ledelsen får kunnskap om kritikkverdige forhold og dermed gis muligheten til å iverksette nødvendige tiltak.

Det bør imidlertid alltid tilstrebes å løse uheldige forhold på et tidlig stadium, før de utvikler seg til varslingssaker. Ofte vil en samtale med nærmeste leder, eller andre med påvirkningsmulighet, beslutningsmyndighet eller ansvar for saken være tilstrekkelig.

Retten til å varsle og rettigheter knyttet til varsling, er nedfelt i arbeidsmiljølovens kap. 2A. Denne rutinen bygger på arbeidsmiljøloven og KS sin veileder «Ytringsfrihet og varsling» fra 2017.

Lindesnes kommune ønsker og vil legge til rette for en god åpenhets- og ytringskultur. En åpen og trygg arbeidsplass bidrar til å sikre at kommunen yter sitt beste for innbyggerne. Kommunen vil at ansatte med fagkunnskap om områder og tjenester skal bidra i den offentlige debatten med sin kunnskap og innsikt. En opplyst debatt styrker lokaldemokratiet og bidrar til at kommunen løser samfunnsoppdragene på en god og verdig måte. Hver ansatt i kommunen må være bevisst lojalitetsplikten man har som offentlig tjenestemann eller -kvinne, og vurdere om sine ytringer kan komme i strid med lojalitetsplikten. For å hjelpe ansatte i denne vurderingen, har kommunen laget egne retningslinjer for ytringsfrihet.

Av og til er det nødvendig å si ifra om forhold som er kritikkverdige på arbeidsplassen. Dette kalles varsling. Varsling er en type ytring som Lindesnes kommune imøteser, og kommunen oppfordrer derfor ansatte til å melde fra ved kjennskap til brudd på lover og regler. Åpenhet er ønskelig ettersom det kan bidra til å avdekke og rette opp feil. Det skal være trygt å ytre seg kritisk om forhold på arbeidsplassen. Ansatte har en lovbestemt rett til å varsle uten å frykte gjengjeldelse. I samsvar med arbeidsmiljøloven må arbeidstakeres fremgangsmåte med varslingen være forsvarlig. Dersom den ansatte varsler i henhold til kommunens rutiner for varsling, så vil varselet være forsvarlig. 

Varsling kan som utgangspunkt skje internt i kommunen og/eller eksternt til utenforstående kontroll- /tilsynsorganer eller allmennheten.

Hvem rutinen gjelder for?

Rutinen gjelder for alle ansatte i Lindesnes kommune også de som er innleid av kommunen. Rutinen gjelder også for andre som kan varsle etter arbeidsmiljøloven (se under punktet: Hvem kan varsle?).

Hva er varsling?
Hva er kritikkverdige forhold?
Hvem kan varsle?
Krav til varslingen
Hvorfor skal vi varsle?
Hvilket vern har varsler?
Varslers identitet ved intern varsling
Skriftlig eller muntlig varsling?
Hva skjer med den eller de det varsles om?
Vurderinger før varsling
Hvem kan ansatte varsle til?
Hvem håndterer varselet?

Hva er varsling?

Å varsle er å si ifra om kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Skillet mellom varsling og avvik kan noen ganger være uklart. Varsling er å gi informasjon om alvorlige kritikkverdige forhold som du har blitt kjent med på din arbeidsplass. Det handler om å gi beskjed dersom du oppdager brudd på lov og regelverk, brudd på etiske normer eller alvorlige forhold som kan skade enkeltpersoner, kommunen, samarbeidspartnere eller samfunnet.
Avvik gjelder uønskede hendelser som eksempel skade, ulykker, nestenulykker, brudd på informasjonssikkerhet, rutiner osv. 
Det er innholdet og alvorlighetsgraden som avgjør om det dreier seg om varsling. 
Begrepet varsling må forstås i vid betydning. Å varsle omfatter også tilfeller hvor arbeidstaker tar opp spørsmål internt i kommunen, overfor kollegaer, tillitsvalgte, representanter for ledelsen osv., inkludert kritiske ytringer som er en del av den alminnelige interne kommunikasjonen i kommunen.

Hva er kritikkverdige forhold?

Eksempler på kritikkverdige forhold er:

• brudd på lover og regler
• korrupsjon eller andre økonomiske misligheter
• underslag/tyveri
• seksuelle overgrep
• brudd på taushetsplikt
• forhold som medfører fare for liv og helse
• sikkerhetsbrudd
• rettighetsbrudd
• maktmisbruk
• mobbing, krenkelser og trakassering
• diskriminering
• brudd på regler om arbeidsmiljø
• sosial dumping
• brudd på regler for anskaffelser
• upassende gaver eller bonuser
• brudd på kommunens etiske regler
• brudd på etiske standarder det er bred tilslutning om i samfunnet.

Denne listen er ment som veiledning, og er ikke uttømmende.

Hvem kan varsle?

Alle som har et ansettelsesforhold i Lindesnes kommune kan varsle om kritikkverdige forhold. Dette gjelder også innleide arbeidstakere, jf. arbeidsmiljølovens § 2A-1 (1).

I tillegg kan følgende grupper varsle:

• Elever ved institusjoner som har undervisning eller forskning som formål
• Vernepliktige
• Sivile tjenestepliktige og tjenestepliktige i sivilforsvaret
• Pasienter i helseinstitusjoner, attføringsinstitusjoner og lignende.
• Personer som i opplæringsøyemed eller i forbindelse med arbeidsrettede tiltak utplasseres i virksomheter uten å være arbeidstakere
• Personer som uten å være arbeidstakere deltar i arbeidsmarkedstiltak

Krav til varslingen

Varslingen må være forsvarlig. For at varslingen skal være forsvarlig, stilles det krav til at du som arbeidstaker:

a) Var i god tro om de faktiske kritikkverdige forholdene.
b) Har tatt hensyn til ansatte og Lindesnes kommune i måten du varsler på
c) Har vurdert om forholdet har allmenn interesse.

Hvorfor skal vi varsle?

Ansatte har rett til å varsle om kritikkverdige forhold i samsvar med varslingsplikt eller virksomhetens rutiner for varsling. Arbeidsgiver oppfordrer sine ansatte til å varsle dersom de oppdager eller opplever kritikkverdige forhold. Varsling er ønskelig og viktig for kunne å avdekke og stanse eventuelle lovbrudd.

Hvilket vern har varsler?

Arbeidsmiljøloven slår fast at varsler er vernet mot gjengjeldelse, jf. arbeidsmiljølovens § 2 A-2. Det er med andre ord forbudt å «straffe» varsler med for eksempel dårligere lønnsutvikling, omplassering, endring av arbeidsoppgaver, oppsigelse eller avskjed, på grunn av varslingen. Regelen er at den som varsler skal behandles som om vedkommende ikke hadde varslet.

Varslers identitet ved intern varsling

Ansatte kan velge å være anonyme når de varsler. I medhold av lov og forskrift kan imidlertid Lindesnes kommune være pålagt å videreformidle varselet i sin originale form. Anonymitet forutsetter derfor at varsleren selv ikke oversender personopplysninger som hun/han ikke selv ønsker skal bli kjent for andre.

Anonym varsling vil være vanskeligere for kommunen å behandle, ettersom det ikke kan følges opp med ytterligere spørsmål til varsleren mv.

Lindesnes kommune oppfordrer derfor varsleren til å signere varselet med navn. Det gir kommunen anledning til å innhente flere opplysninger i saken. Det gir også større mulighet for å gi varsler tilbakemelding om saksbehandlingen. Dersom ansatte varsler med navn, vil denne opplysningen i utgangspunktet være fortrolig. Samtidig vil den det varsles om i enkelte tilfeller ha krav på innsyn etter innsynsreglene i forvaltningsloven § 18 og 19, offentlighetsloven og personopplysningsloven § 18.

Vær oppmerksom på at anonym varsling kan gi grobunn for mistenksomhet og utrygghet blant ansatte og kolleger, og at det vil være vanskelig for arbeidsgiver å innhente ytterligere informasjon i saken. Samtidig kan det være belastende å stå fram med kritikk overfor kolleger. Dette kan tale for anonymitet, særlig dersom anonymitet kan gjøre det enklere å si fra om kritikkverdige forhold der en ellers ville ha tiet. Dette er en avveining varsler selv må gjøre.

Dersom ansatte ønsker å varsle anonymt, kan varselet fremmes eksternt via offentlige tilsynsorganer, internt via tillitsvalgte eller i brevs form uten å opplyse om avsender. 

Brevet kan sendes til Lindesnes kommune, Nordre Heddeland 26, 4534 Marnardal.

Skriftlig eller muntlig varsling?

Varslingen kan fremmes både skriftlig og muntlig. Lindesnes kommune oppfordrer til at ansatte varsler skriftlig i Compilo. Det er ønskelig at varsler er så konkret som mulig på hvem og hva varslingen gjelder. Det er også mulig å varsle via kommunens hjemmeside.

Hva skjer med den eller de det varsles om?

Den eller de det varsles om skal snarest mulig forelegges saken, og gis anledning til å forklare seg. Forklaringen tas imot av varslingssekretariatet (se eget punkt om varslingssekretariatet) eller av personer som er delegert saken av varslingssekretariatet.

Vurderinger før varsling

En varsling skal være forsvarlig jf. Arbeidsmiljøloven § 2A-1 andre ledd og kan ikke bero på rykter, antagelser eller ubegrunnede påstander.

Hvem kan ansatte varsle til?

Når det varsles om trakassering eller diskriminering på arbeidsplassen er det fastsatt i arbeidsmiljøloven § 2-3 andre ledd bokstav d) at arbeidstaker har en medvirkningsplikt og skal varsle arbeidsgiver eller verneombud.

I alle tilfeller oppfordres ansatte til å ta opp forholdet på lavest mulig nivå, jamfør kommunens overordnede HMS-rutine. Dersom dette ikke fører fram, eller varslet gjelder nærmeste leder, kan ansatte varsle forbi denne lederen og til nærmeste overordnede. Ansatte kan i tillegg varsle til tillitsvalgt, verneombud, hovedverneombud, personalsjef eller direkte til rådmannen. Varselet kan også leveres kommunens kontrollutvalg (som er valgt av kommunestyret) v/ leder eller utvalgssekretær.

 Ansatte kan i tillegg varsle eksternt. Ekstern varsling kan gjøres ved å kontakte offentlig myndighet, som for eksempel Arbeidstilsynet eller andre offentlige tilsynsorganer. Det fremgår av arbeidsmiljøloven § 2 A-4 (1 og 2) at offentlig myndighet har taushetsplikt for å hindre at arbeidstakers navn eller andre identifiserende opplysninger gjøres kjente. Formålet er å gjøre det trygt for arbeidstaker å varsle eksternt til offentlige tilsynsorganer. I alle tilfeller kan ansatte rådføre seg med Arbeidstilsynet eller advokat før et eventuelt varsel leveres.

I de tilfeller der intern varsling ikke virker eller ikke er hensiktsmessig, kan ansatte varsle media eller på annen måte gjøre forholdet kjent for offentligheten.

Hvem håndterer varselet?

Alle varsler skal inn til kommunens varslingssekretariatet. Der blir det vurdert konkret hvem som skal involveres i den videre behandlingen av saken, og hvilke tiltak som skal iverksettes. Dette avhenger av hvilken type sak og hvem varslingene er rettet mot.

Varslingssekretariat består av rådmannen/assisterende rådmann, aktuell kommunalsjef, enhetsleder organisasjon og hovedverneombud. Varslingssekretariatet kan også innhente juridisk bistand dersom det er nødvendig. Alle varslingssaker som behandles internt skal via varslingssekretariatet før undersøkelser starter.

Mottak av varsling

Den som mottar varselet skal straks gi beskjed til varslingssekretariatet. Varslingssekretariatet skal undersøke om forholdet er kritikkverdig, og vurdere alvorlighetsgraden i varselet. Dersom varselet mottas muntlig, skal innholdet skrives ned og godkjennes av avsender.

Tilbakemelding til varsler

Varslingssekretariatet, eller personer som blir delegert saken av sekretariatet, gir avsender av varselet en skriftlig tilbakemelding på at varslet er mottatt og opplysninger om videre saksbehandling innen 14 dager, i de tilfeller der varsler ikke er anonym. 

Nærmere om behandling i varslingssekretariatet

Varslingssekretariatet beslutter om saken skal utredes og/eller følges opp i den aktuelle avdelingen/enheten. Dersom forholdet følges opp i linjen, påser varslingssekretariatet at varslingssaken blir fulgt opp.

Saksbehandling av innkomne saker gjøres i henhold til ordinære saksbehandlingsregler nedfelt i lov og reglement. Forvaltningslovens alminnelige prinsipper om forsvarlig saksbehandling, herunder taushetsplikt, regler om habilitet, undersøkelses- og dokumentasjonsplikt og kontradiksjonsprinsippet følges. I alle saker skal det vurderes om arbeidsgiver skal innhente juridisk og sakkyndig bistand i saksbehandlingen. I noen tilfeller kan det også være aktuelt med politianmeldelse.

Varsler får korrigerende opplysninger fra arbeidsgiver hvis det er nødvendig. Når varselet er ferdig behandlet, informeres varsleren om dette.

Arbeidsgiver må være opptatt av å ivareta fortrolighet i en varslingssituasjon. Det er ofte svært belastende å varsle om kritikkverdige forhold på egen arbeidsplass, særlig når det kan få konsekvenser for kolleger. Det må vurderes fra sak til sak hvorvidt varslingssekretariatet trenger å vite varslers identitet. Varslers identitet er i alle tilfeller en fortrolig opplysning.

Anonym varsling skal alltid undersøkes og behandles, men anonymitet gjør at det blir vanskeligere for varsler å få tilbakemelding.

I saker der arbeidsgiver kjenner varslers identitet skal varsler følges opp av arbeidsgiver for å påse at gjengjeldelse(r) ikke forekommer, jamfør arbeidsmiljølovens § 2 A-2.

Dersom varselet gjelder rådmannen som person eller andre medlemmer i varslingssekretariatet, skal varselet behandles av eksternt advokatkontor.

Melding om kritikkverdige forhold fra ekstern aktør

Eksterne aktører kan melde fra om kritikkverdige forhold via kommunens hjemmeside. Disse meldingene skal også behandles av varslingssekretariatet.

Den eller de det varsles om skal få informasjon fra varslingssekretariatet så snart som mulig slik at personen(e) får anledning til å komme med sin versjon av saken. Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha beskjed.

Det skal tas hensyn til rettssikkerhet og personvern for den det varsles om. Dette gjelder retten til å bli gjort kjent med påstander rettet mot en selv og mulighet for å imøtegå disse. Normalt vil dette innebære at den eller de det varsles om gis rett til å gjøre seg kjent med et eventuelt skriftlig varsel og tilhørende dokumentasjon.

På undersøkelsesstadiet vil navnet på varsler ikke bli oppgitt til den eller de det varsles om. Men det må skje en avveining av om det ut fra personvernhensyn er rimelig å unnta opplysninger fra innsyn, om det er forsvarlig å gjøre det i lys av behovet for å sikre opplysninger i saken og om den det varsles om får ivaretatt sine interesser.

Parten har krav på å få rede på hvem som er kilden der opplysningene som blir gitt i varselet ikke er entydig og dokument på annen måte, og der opplysningene vil bli tillagt en ikke helt ubetydelig vekt ved avgjørelsen.

Avsluttede saker samles i varslingssekretariatet. Antall saker rapporteres til kommunens kontrollorgan to ganger per år. Sakene arkiveres i kommunens arkivsystem. Reglene i offentlighetsloven regulerer om dokumenter fra varslingssaker kan unntas offentlighet.